Die perfekte Hochzeitslocation finden – Wie findet man den richtigen Ort für die Hochzeitsfeier?

Ana Pilar Padilla
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Der Veranstaltungsort der Hochzeit ist ein zentraler Aspekt bei der Hochzeitsplanung, wenn nicht sogar der wichtigste aller Punkte auf der Checkliste. Bei der Wahl der Hochzeitslocation muss einiges bedacht werden: die Grösse der Hochzeit, das Budget, die Art der Feier und und und. Da Hochzeitslocations ausserdem schnell ausgebucht sind, geraten Brautpaare oft unter Druck und müssen sich entscheiden. Damit Sie eine stressfreie Entscheidung treffen können, haben wir Ihnen 5 Aspekte aufgelistet, die es bei der Wahl der richtigen Location zu beachten gilt.

  1. Der Standort 
  2. Die Räumlichkeiten
  3. Die Exklusivität
  4. Die Gäste
  5. Die Extras
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1. Der Standort 

Geografische Lage und Erreichbarkeit

Obwohl viele Paare einen Ort in der Nähe ihres Zuhauses wählen, beschliessen andere ihre Hochzeit an einem anderen, fremden, aussergewöhnlichem Ort zu feiern, manchmal auch im Ausland. In jedem Fall muss die Location für alle Gäste gut erreichbar sein. Es erleichtert die Anreise der Gäste ungemein, wenn es mehrere Möglichkeiten gibt den Veranstaltungsort zu erreichen. Wenn dies nicht der Fall sein sollte überlegen Sie, ob Sie es sich leisten können Transportmittel zur Verfügung zu stellen.

Die Entfernung der verschiedenen Veranstaltungsorte

Wenn Ihre Zeremonie und die Feier nach der Trauung am selben Ort stattfinden, dann haben Sie eine Sorge weniger. Allen Brautpaaren die zwei verschiedene Locations suchen, legen wir es ans Herz die Entfernung der Veranstaltungsorte kurz zu halten. Informieren Sie in jedem Fall Ihre Gäste über die Strecken und erklären Ihren Lieben wie sie von einem Ort zum anderen kommen.

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Unterkünfte in der Umgebung

Bei vielen Hochzeiten gibt es Gäste die von weiter weg anreisen. Für diese gilt es eine Unterkunft zu organisieren oder zumindest zu empfehlen. Wenden Sie sich an ein nahe gelegenes Hotel oder eine andere Unterkunft und verhandeln Sie, wenn möglich, einen Sonderpreis aus. Vor allem wenn Sie in einem Hotel feiern, sollten Sie Ihr Glück versuchen.

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Unsere Expertin vom Theater Casino Zug sagt zu den Themen Lage, Erreichbarkeit und Umgebung Folgendes:

 «Gibt es klare Vorstellungen  darüber, wo die Feier stattfinden soll? Möglichst weit weg von zuhause, so dass niemand mehr nach Hause fahren muss? Am See oder in den Bergen Wichtige Fragen über die Sie sich vorab Gedanken machen sollten. «Handelt es sich bei der Location um einen zentralen Ort für alle Hochzeitsgäste, wie zum Beispiel das Theater Casino Zug, das auch gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar ist? Und soll der Ort eine persönliche Bindung fürs Hochzeitspaar haben?»

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2. Die Räumlichkeiten

Gesamtfläche

Was ist das Besondere dieser Location? Wie gross ist sie? Wie viele Zimmer stehen zur Verfügung? Gibt es eine Aussenfläche, wie einen Garten? Bereiten Sie bereits vorher Fragen in Bezug auf Ihre Wünsche und Vorstellungen vor und stellen Sie diese bei der Besichtigung. Machen Sie das Beste daraus! Erst mit der richtigen Location können Sie alles weitere entscheiden und planen.

Der Aussen- und Innenbereich

Lassen Sie sich verschiedene Räume zeigen und besichtigen Sie verschiedene Locations. Das wird Ihnen dabei helfen den richtigen Ort für Ihre Hochzeitsfeier zu finden. Versuchen Sie sich vorzustellen wo Sie mit Ihren Gästen zusammen speisen, tanzen und Spass haben. Eventuell benötigen Sie in einer Location mehrere Räume um die ideale Feier zu organisieren. Sie entscheiden.

Wenn Sie sich eine schöne Aussenfläche wünschen, lassen Sie sich diese zeigen. Hochzeiten im Grünen verdienen es an dieser Stelle, dass zwei mal hingeguckt wird.

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Der richtige Ort für Ihre Zeremonie

Wenn Sie sich für eine religiöse Trauung entschieden haben, dann wissen Sie vermutlich bereits in welcher Kirche, Kapelle oder anderem Ort Sie die Zeremonie abhalten möchten. Feiern Sie eine zivile Hochzeit oder eine freie Trauung, dann überlegen Sie ob Zeremonie und Feier in derselben Location stattfinden sollen oder nicht. Für standesamtliche Hochzeiten gibt es zum Beispiel auch bestimmte Hallen oder Gärten. Informieren Sie sich vorab, besprechen Sie gemeinsam Ihre Wünsche und überprüfen Sie alle Möglichkeiten.

Alternativen für schlechtes Wetter

Bei manchen Hochzeiten spielt das Wetter leider nicht mit. Plötzlicher Regen bei einer Gartenhochzeit kann den grossen Tag schnell ruinieren. Informieren Sie sich deshalb besser von Anfang an über Alternativen und fragen Sie bei Aussenanlagen nach, was passiert wenn es regnen sollte. Vorsorge ist besser als Nachsorge.

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3. Die Exklusivität

Mehrere Veranstaltungen

Finden Sie heraus, ob eine oder mehrere Veranstaltungen gleichzeitig in Ihrer Wunschlocation gefeiert werden. Dies kann von grosser Bedeutung sein. Besprechen Sie vorab als Paar ob es für Sie in Ordnung ist, wenn in Ihrer Location parallel andere Feiern gefeiert werden.

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Die Privatsphäre

Für den Fall, dass Sie die Location mit anderen Feiernden teilen, stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten die Grenzen kennen und dass Sie und Ihre Gäste ausreichende Privatsphäre haben. Eine Hochzeit ist eine intime Feier, die nicht durch andere Veranstaltungen gestört werden sollte.

Sperrstunde

Jede Location hat einen Zeitplan, vor allem solche die mehrere Veranstaltungen am selben Tag abhalten. Fragen Sie deshalb vorher ob es eine Sperrstunde gibt oder nicht. Selbst wenn es keine Sperrstunde geben sollte, ist es sinnvoll sich vorher darüber Gedanken zu machen und abzusprechen wie lange die Feier ungefähr gehen sollte und was passiert, falls der Zeitplan nicht eingehalten werden kann.

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Das Theater Casino Zug ergänzt: «Jede Location hat unterschiedliche Bedingungen was die Mietdauer betrifft. Es gibt Locations, die eine Schlusszeit ihrer Location auf 24.00 Uhr ansetzen müssen, da sie in einem Wohnquartier liegen. Andere Locations, wie das Theater Casino Zug bieten ‹Open-End› an. Da ein so spezieller Tag nie enden sollte. Je nach Feiermodus der Gäste ist dieser Faktor ein wesentlicher Entscheidungsgrund und muss von Anfang an berücksichtigt werden».

4. Die Gäste

Kapazität

Egal wie gross oder klein der Veranstaltungsort sein soll, es ist wichtig sich darüber zu informieren, ob es eine Mindestanzahl an Gästen geben muss oder ob eine bestimmte Gruppengrösse nicht überschritten werden darf. Besprechen Sie beim Besichtigungstermin, ob die Location für Ihre Gästeanzahl geeignet ist. Versuchen Sie Ihre Gästeanzahl an die Location anzupassen und nicht nur die Location an die Gästeanzahl. Das gilt vor allem für Hochzeiten mit langer Gästeliste.

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Absagen

Wenn Sie bereits über die Gästeanzahl sprechen, sollten Sie sich auch darüber informieren, was passiert wenn auf Grund mehrerer Absagen Gäste nicht kommen können. Bekommen Sie das Geld für diese Anzahl der Gäste zurück oder gibt es bereits im Voraus verschiedene Rabattaktionen für bestimmte Gästeanzahlen. Zögern Sie nicht nachzufragen.

Bestätigung der Hochzeitsgäste

Sie sollten Ihrer Hochzeitslocation so früh wie möglich die exakte Gästeanzahl nennen. Frühe Rückmeldungen der Gästen sind nicht nur für die Erstellung der Sitzordnung und finalen Gästeliste, sondern auch für die Planung der Gastronomie, der Tischordnung und der benötigten Mitarbeitenden sehr hilfreich.

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Unser Profi vom Theater Casino Zug betont: «In erster Linie muss geklärt werden wie gross die Hochzeitsgesellschaft sein wird. Dieser Punkt grenzt von Beginn weg schon wesentlich die Suche nach der passenden Location ein. Denn je nach Saal-/Raumgrösse und den dazu entsprechenden Bestuhlungswünschen kann die Location zu klein/zu gross oder unpassend sein».

5. Die Extras

 Konsum

Manchmal gibt es Getränkepauschalen, manchmal nicht. Informieren Sie sich darüber, was genau in den Servicekosten enthalten ist und was gegebenenfalls extra hinzukommt – Stichwort: Zapfengeld. Lassen Sie sich einen ungefähren Endpreis vorrechnen und fragen Sie, was die Locations als Zusatzleistung anbieten und wie sich dadurch die Kosten verändern. Dasselbe gilt für mitgebrachte Sachen wie Torte oder Getränke.

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Dekoration und Beleuchtung

Stellt die Location Dekoration zur Verfügung oder muss diese organisiert werden? Wenn die Location Dekoration hat, darf auch eigene mitgebracht werden? Fallen Extrakosten an? Fragen Sie auch, ob Sie Ihre eigenen Hochzeitsplaner mitbringen können, auch wenn es bereits einen Dekorations– und Beleuchtungsservice gibt. Auch gut zu wissen ist, ob es bestimmte Richtlinien für Dekoration und Beleuchtung gibt.

Tischordnung

Stellen Sie sicher, dass Sie beim Aufbau der Tische und der verschiedenen Räume für die Party eine breite Palette an Möglichkeiten haben, so dass alles Ihren Wünschen entspricht. Jedes Paar ist individuell, so auch die Familien und Freunde und die Art zusammen zu feiern. Es sollte daher möglich sein, diese nach Ihren Wünschen zu platzieren. Aber denken Sie daran, dass es immer eine gewisse Einschränkung gibt.

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Security und Parkservice

Sie möchten vermeiden, dass ungeladene Gäste auf Ihrer Hochzeit erscheinen? Fragen Sie nach einem Sicherheitsservice. Falls keiner vorhanden ist, fragen Sie ob es möglich ist selbst einen zu organisieren. Natürlich ist eine Security nicht notwendig.

Der Transport für Ihre Gäste sollte von Ihnen organisiert werden. Allerdings sollten Sie sich über die Möglichkeiten des öffentlichen Nahverkehrs und Parkplätze informieren. Falls nicht genügend Parkplätze vorhanden sind, brauchen Sie einen Plan B.

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Rücktrittsversicherung

Auch wenn Sie voller Vorfreude und Zuversicht Ihre Hochzeit planen und vermutlich alles gut laufen wird, sollten Sie sich über Stornierungsbedingungen informieren und bei sehr hohen Kosten eine Rücktrittsversicherung abschliessen. Es kann immer etwas Unvorhergesehenes passieren und Sie sind plötzlich dazu gezwungen die Feier abzusagen. Für diesen Fall wäre es ein kleiner Trost zumindest das Geld wieder zu bekommen. Wie bereits gesagt, viele Locations bieten verschiedene Möglichkeiten an, wenn Pläne nicht so laufen wie sie sollten.

Die Expertin vom Theater Casino Zug fügt einen wichtigen Aspekt hinzu: das Budget.

«Auch dieser Punkt muss von Beginn weg berücksichtigt werden. Fakt ist, eine Location zu mieten und dazu ein passendes Catering zu buchen fällt in der Regel etwas grösser ins Budget als in einem Restaurant oder Hotel zu feiern (je nach Hotel, respektive Restaurantwahl). Darum soll von Anfang an ein entsprechendes Budget erfasst werden um zu prüfen, ob die Locationmiete inklusive Catering auch im Rahmen des Möglichen liegen oder nicht. Die Mieten im Theater Casino Zug sind erschwinglich. Dazu ist das Catering direkt mit einem fixen Team vor Ort. Das heisst, dass keine Zusatzkosten entstehen für die Anlieferung oder Mitarbeitenden».

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Wir bedanken uns beim Theater Casino Zug und wünschen Ihnen nun viel Erfolg bei der Suche nach Ihrer Location.

Nutzen Sie auch unsere kostenlose Checkliste für die Hochzeitsplanung – so vergessen Sie garantiert nichts!

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