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Ein Hochzeitsplaner ist ein Dienstleister, der Euch bei der Hochzeistplanung komplett oder auch nur teilweise beratend unterstützt. Die meisten Hochzeitsplaner unterscheiden hier zwischen einem Full-Service-Paket (All-Inclusive), Teilpaketen und Einzelleistungen. Dabei könnt Ihr natürlich selbst entscheiden, wie viel Hilfe Ihr tatsächlich benötigt/in Anspruch nehmen wollt und ob für Euch eine Unterstützung bei der kompletten Planung der Hochzeit in Frage kommt oder Ihr z.B. nur Hilfe beim Dekorationskonzept oder der Festtagsbetreuung benötigt. Fast alle Hochzeitsplaner bieten Euch ein erstes kostenfreies Kennenlern-Gespräch an – dabei könnt Ihr herausfinden, ob die Chemie zwischen Euch stimmt! Denn das ist das A und O bei der Buchung eines Hochzeitsplaners!
Daher unser Tipp: Da das Planen einer Hochzeit ein sehr persönlicher und oftmals auch sehr emotionaler Prozess ist und Euch der Hochzeitsplaner in dieser ganzen Zeit beratend zur Seite steht (mindestens 1 Jahr vor dem Hochzeitstermin), Eure Familie (und Trauzeugen) kennenlernen wird, Ihr Euch sicherlich mehrmals im Monat mit ihm treffen werdet und im ständigen Austausch mit ihm steht, ist es unausweichlich, dass Ihr eine sehr enge und meist sogar freundschaftliche Beziehung zueinander aufbauen werdet. Ihr solltet Euch daher also von Anfang an wohl in seiner Gegenwart fühlen und ihm vertrauen können.
Ein Full-Service-Paket (All-Inclusive-Paket) beinhaltet im Normalfall folgende Dienstleistungen:
* Konzepterstellung für Eure Hochzeit (inkl. Farbkonzept, Dekorationskonzept, „roter Faden“)
* Erstellung von Timings und Budgets
* Planung, Vermittlung und Buchungen von allen Dienstleistern (u.a. Location, Catering, Papeterie (Einladungsmanagement, Hochzeitswebseite), Beratung bei Auswahl Brautkleid und Hochzeitsanzug, Eheringe, Floristik & Dekoration, Torte, Entertainment, Musik, Künstler, Transport, Fotograf & Videograf, Styling, Gastgeschenke u.s.w.)
* Kommunikation mit und Kontrolle von externen Dienstleistern (Terminierung, Begleitung und Beratung bei den Dienstleisterterminen, Kontrolle der Arbeitsabläufe, Vertragskontrolle des Dienstleistungsangebotes, Prüfen von Kostenvoranschlägen)
* Planung und Organisation Eurer Zeremonie oder Feierlichkeit (Themen-, Ablauf- und Personalplanung, Erstellung von Tischplänen, Raumkonzepten etc.)
* Gästemanagement (Ansprechpartner für alle Gäste, Druckunterlagenberatung, Versand der Einladungen, Verwaltung der Gästeliste, Ideenratgeber für Angehörige, Trauzeugen, Freunde und Hoteloptionierungen etc.)
* Festtagsbetreuung (inkl. Vorab-Check der Location, Dekoration, meist sogar Aufbau des Mobiliars vor Ort, Koordination der Dienstleister am Veranstaltungstag, Überwachung des Ablauf- und Zeitplans, Ansprechpartner für alle Beteiligten, Gästebetreuung und ggf. Überwachung von Abbau des Equipments)
* After-Event-Service (Entsorgung, Rechnungswesen, Feedbackgespräche und ggf. Flitterwochenorganisation)
Viele Hochzeitsplaner bieten z.B. auch die folgenden Leistungen als Teilpakete an:
* Location-Scouting (Location, Kirche)
* Dienstleister-Suche (Recherche einzelner Dienstleister für Eure Hochzeit)
* Hochzeits-und Eventdesign, Styling (Erstellung des Hochzeitskonzepts / Dekorationskonzepts & Dekoration/Aufbau am Tag der Hochzeit)
* Event-Koordination (Festtagsbetreuung am Tag Eurer Hochzeit)
* “Pimp my Wedding” (Ihr habt die Planung Eurer Hochzeit bereits vorgenommen und möchtet gerne noch ein paar besondere Ideenvorschläge bzw. besondere Details, die das Fest einzigartig machen sollen)
* Weitere Einzelleistungen (Planung des Junggesellenabschiedes, Hilfe bei der Planung und Vorbereitung eines besonderen Heiratsantrages, Flitterwochenplanung)
* Während der Planungzeit habt Ihr immer nur EINEN Ansprechpartner, bei dem jegliche Koordination und Organisation zusammenläuft (anstelle von vielen verschiedenen Dienstleistern, die Ihr koordinieren müsst)
* Vor allem bei der Locationsuche lohnt es sich einen Hochzeitsplaner zu engagieren. Gerade dieser Planungspunkt nimmt viel Zeit in Anspruch, da er mit einer genauen Recherche verbunden ist. Der Planer kennt bereits den Großteil aller Locations und weiß worauf man achten sollte wenn man eine Auswahl trifft. Er kann Euch außerdem die Vor- und Nachteile der Location aufzeigen und Euch von seinen Erfahrungen mit den Locations berichten. Darüber hinaus kennt er weitaus mehr Locations als Ihr im Internet finden könnt!
* Ein Hochzeitsplaner erspart Euch in der Regel bis zu 200-250 Arbeitsstunden – diese könnt Ihr in Eurer Verlobungszeit für durchaus sinnvollere und wertvollere Dinge nutzen!
* Mit einem Experten aus der Hochzeitsbranche profitiert Ihr immer von Empfehlungen jeglicher Dienstleister und werdet gut über das Preis-Leistungs-Verhältnis beraten
* Der Hochzeitsplaner hält immer das Budget für Euch im Auge und weist auch auf Möglichkeiten hin, wie man wo am besten einsparen kann
* Der Hochzeitsplaner übernimmt das komplette Management aller Posten und Dienstleister und nimmt Euch damit eine Menge Arbeit ab – das einzige was Ihr tun müsst: Entscheidungen trefffen
* Ein Hochzeitsplaner beschäftigt sich stetig mit den neusten Trends und Ideen der Branche und kann Euch somit viele Insider-Tipps und Inspirationen geben
* Freunde und Familie werden entlastet, weil ein Experte den ganzen Planungsporzess übernimmt! Dies ist vor allem am Hochzeitstag selbst goldwert, denn Ihr müsst weder die Trauzeugen noch Brautmutter in die TO DOs einspannen – schließlich sollen auch Eure Liebsten den Tag zusammen mit Euch genießen können!
* Mit der wichtigste Vorteil ist die Begleitung des Hochzeitsplaners am Tag der Hochzeit. Ihr könnt vollkommen entspannt und stressfrei in EUREN Tag starten ohne Euch Sorgen wegen Ablauf und Timings machen zu müssen. Er ist der Hauptansprechpartner am Tag der Hochzeit und hält alle aufkommenden Probleme von Euch fern (und löst diese gekonnt und dezent im Hintergrund)
* Ganz wichtig: der Hochzeitsplaner senkt das Stresslevel während des kompletten Planungsprozesses und am Tag der Hochzeit! Ihr habt immer jemanden auf den Ihr Euch zu 100% verlassen könnt! Eine Vertrauensperson, einen Freund und jemanden bei dem Ihr Euch IMMER mal zwischendruch “ausweinen” könnt!
1. Aller Anfang ist schwer: wie gestaltet man die Suche richtig?
Die Suche nach dem perfekten Hochzeitsplaner kann etwas mühsam sein. Aber der Aufwand wird sich lohnen! Wenn Ihr jemanden sucht, der Euch dabei unterstützt Eure Traumhochzeit zu planen, ist es angebracht Zeit und Geduld in die Suche zu investieren, schließlich soll Euer Traum in Erfüllung gehen. Damit nichts schief geht, gibt es einiges zu beachten:
♥ Was sind Eure Bedürfnisse?Vor der Suche solltet Ihr schon einmal grob wissen, in welche Richtung es für Euch gehen soll. Welche Stile gefallen Euch, welche nicht? Welche Details wünscht Ihr Euch und auf welche könnt Ihr verzichten? Wollt Ihr eine Hochzeit im Ausland verwirklichen, lohnt es sich auf jeden Fall, einen Hochzeitsplaner zu engagieren. Besonders, wenn Ihr die Sprache des Ziellandes nicht sprecht!
♥ Wie viel soll der Hochzeitsplaner übernehmen und wie viel wollt Ihr selbst organisieren?
Natürlich gibt es einige Bräute und auch Bräutigame, die Spaß daran haben Dinge zu organisieren. Auch bei der Hochzeitsplanung wollen Organisationstalente meist nicht auf diese Freude verzichten. Falls Ihr zu diesen Personen gehört, haben wir gute Nachrichten für Euch: Ihr müsst trotzdem nicht auf einen professionellen Hochzeitsplaner verzichten, sondern könnt Euch bei den Aspekten unterstützen lassen, bei denen Ihr nicht weiterkommt.
♥ Der Alleskönner: das Internet
Das beste Mittel, um eine Vorauswahl zu treffen, ist das Internet! Auf verschiedenen Onlineportalen – wie professionellen Hochzeitsplaner – seht Ihr alle Hochzeitsplaner auf einem Blick und könnt Euch dank der Bewertungen anderer Kunden, den verschiedenen Informationen und Bildern einen Überblick verschaffen und mehrere Hochzeitsplaner miteinander vergleichen. Hilfreich sind verschiedene Filter wie Region, Stadt, Stil, etc.
Google und Instagram sind wichtige Quellen für die Recherche.Gerade die Instagram Stories sind eine tolle Möglichkeit Euren Hochzeitsplaner auch als Person kennen zu lernen. Falls Ihr bereits den ein oder anderen Dienstleister für Eure Hochzeit gebucht habt, fragt sie ruhig nach Empfehlungen – schließlich sollten all Eure Dienstleister gut zusammenarbeiten können.
♥ Im Rahmen der Möglichkeiten – Euer verfügbares Budget
Kostenpunkt Hochzeitsplaner: vergesst nicht, dass ein Hochzeitsplaner für seine Arbeit auch bezahlt werden möchte. Bei der Ausrechnung Eures Budgets solltet Ihr daher bedenken, dass auch diese Dienstleistung davon bezahlt werden muss. Schaut, welchen Planer und/oder welches Paket Ihr Euch leisten könnt.
2. Überprüft die Verfügbarkeit des Planers
♥ Erstellt eine Favoritenliste
Nachdem Ihr einige tolle Hochzeitsplaner rausgesucht habt, solltet Ihr nun eine Favoritenliste erstellen. Welcher Hochzeitsplaner gefällt Euch am besten? Welcher gefällt Euch gut, aber nicht am besten? Beachtet die Aspekte wie Stil, Kosten, Erreichbarkeit und Nähe.
♥ Das erste Kennenlernen
Bevor Ihr Euch endgültig für einen Hochzeitsplaner entscheidet, lernt Eure Favoriten persönlichen kennen, um zu schauen ob es menschlich passt und Ihr gut zusammenarbeiten könnt. Bittet daher telefonisch oder per Mail um ein persönliches Kennenlerngespräch. Wenn Ihr im Ausland oder in einer anderen Stadt heiraten möchtet, fragt nach einem Termin für ein Gespräch per Videoanruf.
♥ Die Exklusivität des Hochzeitsplaners
Wenn Ihr Euch wünscht, dass Euer Hochzeitsplaner an Eurem Hochzeitstag verfügbar ist, solltet Ihr Euch vorher informieren und das Datum rechtzeitig reservieren. Um die Exklusivität zu gewährleisten, organsieren Hochzeitsplaner nur eine Hochzeit pro Wochenende.
3. Das Kennenlerngespräch
„Das erste Gespräch dient vor allem dem gegenseitigen Kennenlernen“, so die Hochzeitsplanerin Anastasia Conze. „Der Planer muss sich einen Überblick darüber verschaffen, wie weit das Brautpaar schon mit der Planung ist und welche besonderen Vorstellungen und Wünsche es hat“. Die Expertin verrät uns, dass diese Informationen maßgebend für die Arbeit eines Hochzeitsplaners seien. Schließlich gebe es unendlich viele Möglichkeiten, wie eine Hochzeit gefeiert und gestaltet werden könne.
„Diese Fragen müssen am Anfang besprochen werden, um dann für diese Hochzeit ein individuelles Konzept erstellen zu können: Wann soll die Hochzeit stattfinden? Am Wasser, in der Stadt oder auf dem Land? Soll es nur eine standesamtliche Trauung oder auch eine kirchliche oder freie Trauung geben? Wünscht Ihr Euch einen Polterabend? Stellt Ihr Euch eine Feier auf einem Schloss, in einer Scheune oder in einem Strandrestaurant vor? Auch Farben und Stil der Hochzeit werden schon beim ersten Gespräch erörtert“.
♥ Der persönliche Arbeitsstil
Informiert Euch darüber, wie die Arbeit des Hochzeitsplaners verläuft und wie genau der gesamte Prozess der Hochzeitsplanung von Gange geht. Wie funktioniert die Organisation und Koordination, was sind die Methoden und Zeitpläne. Es ist wichtig, dass Ihr mit den persönlichen Strategien des Wedding Planners zurechtkommt, da Ihr schließlich monatelang zusammenarbeiten werden.
♥ Der Umgang mit Euren Wünschen und Vorstellungen
Nun seid Ihr an der Reihe und erzählt von Euren Vorstellungen und Wünschen. Wie sieht Eure Traumhochzeit aus? Welcher Stil gefällt Euch und was bereitet Euch Sorgen? Woran zweifelt Ihr und was steht schon fest? Schaut, wie der Profi reagiert und darauf eingeht. Fühlt Ihr Euch verstanden und gut aufgehoben?
♥ Euer Bauchgefühl
Die Antwort auf diese Frage ist entscheidend für Eure endgültige Entscheidung. Wenn Ihr Euch nicht ganz sicher seid bittet um Bedenkzeit und schlaft eine Nacht drüber. Aber! Eine gute Beziehung zum Hocheitsplaner ist das A und O und wichtig für eine erfolgreiche Hochzeitsplanung, mit der alle zufrieden sind.
4. Zeit und Geld
♥ Gutes Timing? Vergleicht Eure Kalender!
Eine Hochzeit zu planen ist eine sehr methodische und zugleich sehr kreative Arbeit. Das Zeitmanagement des Hochzeitsplaners muss perfekt sein! Deshalb solltet Ihr vorher bereits Eure Kalender abgleichen und schauen, ob es zeitlich überhaupt möglich ist, dass Ihr Euch regelmäßig trefft und telefoniert. Schließlich werden bei diesen Meetings wichtige Entscheidungen getroffen, da sollte Euer Hochzeitsplaner voll und ganz für Euch da sein und nicht noch mit anderen Dingen beschäftigt sein.
♥ Die Zusammenarbeit mit Dienstleistern
Alle Hochzeitsplaner haben einen Dienstleister-Katalog gefüllt mit Anbietern, mit denen sie immer wieder zusammenarbeiten. Lasst Euch diesen vor Eurer Entscheidung zeigen und schaut, ob, was und wie viel Euch gefällt. Fragt auch, wie die Zusammenarbeit mit weiteren Dienstleistern aussieht und ob es Goodies wie attraktive Rabatte oder Extras gibt, wenn Ihr Euch für einen Dienstleister entscheidet, der in dem Katalog steht.
♥ Euer Budget, die Kosten und die Extras
Selbstverständlich solltet Ihr die genauen Kosten kennen, die auf Euch zukommen werden, wenn Ihr Euch für diesen Hochzeitsplaner entscheidet. Passen diese zu Eurem Budget? Lasst Euch die Preise genau aufzählen und fragt, wo gegebenenfalls noch Extrakosten hinzukommen könnten. Ein professioneller Hochzeitsplaner wird Euch bis ins kleinste Detail unterstützen.
5. Letzter Check: Habt Ihr wirklich den perfekten Hochzeitsplaner gefunden?
* Die „Chemie“ stimmt?
* Ihr fühlt Euch verstanden und gut aufgehoben?
* Ihr müsst auf nichts verzichten?
* Budget und Dienstleistung passen zusammen?
* Auch zeitlich gibt es keine Einschränkungen?
* Euer Bauchgefühl ist gut?
Ihr konntet alles abhaken? Perfekt! 🙂
Ihr wünscht Euch eine Traumhochzeit? Ihr habt bestimmte Vorstellungen und Ideen, wisst aber nicht wie Ihr diese umsetzen sollt? Fehlt Euch Zeit für eine aufwendige Hochzeitsplanung? Bei Stefanie & Eva von Hochzytsplanerbekommt Ihr ”Erste Hilfe”! Bei dem ersten unverbindlichen Gespräch werden Eure Wünsche, Ideen und Vorstellungen entgegen genommen. Anhand Eurer Angaben wird dann ein auf Euch zugeschnittenes Angebot erstellt. Die Möglichkeiten kennen keine Grenzen und nur Ihr entscheidet, wie viel für Euch organisiert werden soll. Gerne hilft Euch die kleine Hochzeitsplaner-Agentur aus Bern auch bei der Planung von aussergewöhnlichen, ”etwas anderen”, Hochzeiten!
Auf dem Weg zu einem unvergesslichen Tag voller schöner Momente würde Gisela Geiser sich freuen, Sie ein Stück zu begleiten. Mit liebevollen, individuellen und trendigen Vorschlägen, geht Raumundkleid ganz auf Ihre Wünsche ein. Von dem ersten Gedanken bis zur Umsetzung, von klein bis gross, von Tipps aus dem Nähkastchen bis zur kompletten Organisation. Die Leidenschaft und das Herzblut für schöne Gestaltung, Trends und Design hat die Wedding-Plannerin ihr ganzes Leben begleitet und geprägt. Durch unkonventionelle Ideen, die Liebe zum Detail, Kreativität und die Leidenschaft für innovative Lösungen und Trends, stellt Raumundkleid sich jeder Herausforderung. Als Hochzeitsplanerin, Dekorateurin und Blumenliebhaberin bringt sie die benötigten Fachkenntnisse, Kreativität und Leidenschaft mit.
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